Den mest udbredte indvending mod standardisering lyder: "Det dræber initiativet og ekspertisen." Det modsatte er sandt. Uden en standard kan man ikke forbedre — man kan kun variere. Taiichi Ohno vidste det. Toyota er bygget på det.
Indvendingen, der holder ingen tilbage
Fortæl en erfaren medarbejder, at hans arbejde skal standardiseres, og du vil sandsynligvis møde modstand. "Det er mere kompliceret end som så." "Min erfaring kan ikke skrives ned." "Det vil tage fleksibiliteten fra os." Indvendingerne er reelle — og de er alle et tegn på, at standardiseringen ikke er forklaret ordentligt.
For en standard er ikke en beskrivelse af, hvordan en dygtig leder mener, arbejdet burde foregå. Det er dokumentationen af den bedste kendte måde at gøre det på — som defineret af de mennesker, der faktisk gør det. Og med én afgørende tilføjelse: standarder er midlertidige. De gælder, til vi finder en bedre måde.
Ohno og Toyota: standarden som forbedringens udgangspunkt
Taiichi Ohno — den mand, der mere end nogen anden byggede Toyota Production System — formulerede pointen direkte: "Uden standarder kan der ikke være forbedringer." Det er ikke en tilsvarende sætning til "vi skal kontrollere, hvad folk gør." Det er en erkendelse af, at forbedring kræver et fast punkt at forbedre fra. Hvis to medarbejdere løser den samme opgave på to forskellige måder, og resultatet varierer, ved vi ikke, om variationen skyldes metoden eller personen. Vi kan ikke forbedre noget, vi ikke kan gentage.
"Uden standarder kan der ikke være forbedringer."
— Taiichi Ohno, Toyota Production System
Hvad standarder faktisk frigør
Tænk på en nyuddannet medarbejder, der starter i en afdeling uden standarder. De næste måneder bruges på at spørge kolleger, genopdage det, andre allerede ved, og undgå fejl, der aldrig er dokumenteret. En erfaren kollega bruger tid på at svare på spørgsmål, rette op på variationer og sikre, at tingene ender rigtigt.
Tilføj en god standard. Den nye medarbejder er produktiv hurtigere. Den erfarne medarbejder bruger sin kapacitet på forbedring, ikke gentagelse. Organisationen holder op med at genopdage det samme — og begynder at bygge oven på det. Det er friheden: frihed fra den usynlige rutine, der sluger energi og aldrig sætter sit navn på opgaven.
Kaizen kræver en standard
Kaizen — løbende forbedring — er en af Lean-tænkningens kernekoncepter. Men kaizen er kun mulig, hvis der er en standard at forbedre fra. Masaaki Imai, der populariserede begrebet, var tydelig: standardisering og kaizen er to sider af samme sag. Man standardiserer det bedste, man kender; man forbedrer det; man standardiserer det nye; man forbedrer igen. PDCA-cyklussen er den formaliserede version af den loop. Fjern standarden, og du bryder cyklussen i første trin.
Den forkerte standard er et problem — ikke standarder som princip
Ja, der findes dårlige standarder. For bureaukratiske, for detaljerede, skrevet af folk der ikke forstår arbejdet. De skaber modstand med rette. Men løsningen er ikke fravær af standarder — det er bedre standarder. Skrevet af dem, der udfører arbejdet. Fokuseret på det, der faktisk varierer og forårsager problemer. Og revideret, når vi ved bedre.
Vil I se, hvad en brugbar standard ser ud som i praksis, er en skabelon til standardarbejde et godt udgangspunkt. Den er bygget op, så den kan udfyldes af holdet selv — ikke påtvinges oppefra.
✓Det vigtigste at tage med
- →Uden en standard kan man ikke forbedre — man kan kun variere. Det er Ohnos pointe, og den holder stadig.
- →En standard er den bedste kendte måde at gøre noget på — ikke den eneste måde, og ikke den endelige.
- →Standarder frigør kapacitet: de reducerer tid brugt på at genopdage det samme og frigør energi til forbedring.
- →Kaizen og standardisering er ikke modsætninger — de er forudsætninger for hinanden.
Kilder
- Ohno, T. (1988). Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production. Productivity Press.
- Imai, M. (1986). Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success. McGraw-Hill.
- Imai, M. (1997). Gemba Kaizen: A Commonsense Approach to a Continuous Improvement Strategy. McGraw-Hill.
Henvisningerne viser det faglige grundlag. Kilderne er gengivet i deres oprindelige sprog.