Sagsbehandlingstiden er for lang?
En sag, der tager tre uger at behandle, indeholder typisk under en times reelt arbejde. Resten er ventetid: sagen ligger i indbakker, venter på oplysninger, venter på godkendelse, venter på den kollega, der er den eneste, der kan det næste trin. Lang sagsbehandlingstid er sjældent et ressourceproblem — det er et flowproblem.
Kan du genkende det her?
Borgere, kunder eller kolleger rykker rutinemæssigt for status
Sager sendes frem og tilbage, fordi der mangler oplysninger fra start
Hver medarbejder har sin egen måde at behandle sager på
Ingen kan sige præcist, hvor mange sager der er i gang, eller hvor de står
De typiske rodårsager
Usynligt arbejde, usynlige køer
I produktion kan man se bunkerne; i administration ligger de i systemer og indbakker. Uden synlighed er der ingen prioritering, ingen flaskehalsstyring og ingen reaktion på ophobning.
For mange overdragelser
Hver gang en sag skifter hænder, opstår ventetid, kontekst-tab og risiko for misforståelser. Processer designet efter organisationsdiagrammet frem for flowet betaler prisen i gennemløbstid.
Fejl og mangler ved indgangen
Ufuldstændige ansøgninger og manglende oplysninger opdages midt i behandlingen og sender sagen retur. Førstegangskvalitet ved indgangen er den største enkeltstående tidsrøver at fjerne.
Hvad der faktisk virker
Gør sagerne synlige
En simpel tavle (fysisk eller digital) med alle igangværende sager og deres status afslører køerne, gengangerne og flaskehalsene på én uge.
Kortlæg sagens rejse
Følg 5-10 konkrete sager fra start til slut og notér berøringer, ventetider og returløb. Forholdet mellem arbejdstid og kalendertid er argumentet, der flytter prioriteringen.
Begræns og standardisér
Loft over igangværende sager pr. medarbejder, fælles standarder for de hyppigste sagstyper og komplet-tjek ved indgangen. Færre sager i gang ad gangen betyder — kontraintuitivt — flere sager færdige pr. uge.
Gratis værktøjer til at komme i gang
Vil du vide, hvor jeres drift står?
Driftstjekket stiller 8 spørgsmål og giver en konkret, foreløbig diagnose med prioriteret første skridt. Gratis, uden tilmelding, 4 minutter.