Backloggen vokser, uanset hvad I gør?
Når bunken vokser, øges indsatsen: overarbejde, vikarer, weekendvagter. Bunken skrumper lidt, og vokser igen. Det er det sikre tegn på, at problemet ikke er indsats men system: enten kommer der strukturelt mere ind, end kapaciteten kan behandle, eller også ædes kapaciteten af omarbejde, afbrydelser og dobbeltarbejde, som ingen har gjort synligt.
Kan du genkende det her?
Ekstraordinære indsatser giver kun midlertidig luft
En stor del af "nye" sager er reelt returløb, rykkere og omarbejde
De ældste sager udløser klager, som skaber ekstra arbejde oven i driften
Medarbejderne afbrydes konstant af statusforespørgsler på ventende sager
De typiske rodårsager
Selvforstærkende spiral
Ventende sager genererer selv arbejde: rykkere, statusopkald, eskalationer og klager. Jo større bunken er, desto mere af kapaciteten går til at administrere bunken frem for at afvikle den.
Fejlbehæftet indgang
Hvis en betydelig andel af sagerne ankommer ufuldstændige, behandles de reelt to gange. Kvalitet ved indgangen er skjult kapacitet.
Ingen kender den reelle kapacitet
Uden tal på indgang, afgang og beholdning pr. uge styres der i blinde, og beslutningen om flere ressourcer vs. bedre proces træffes på mavefornemmelse.
Hvad der faktisk virker
Mål flowet: ind, ud, beholdning
Tre tal hver uge. Er indgangen konstant større end afgangen, er der et strukturelt kapacitetsgab. Er de i balance, men bunken gammel, er problemet den eksisterende beholdning — det kræver en anden løsning.
Fjern det selvskabte arbejde
Proaktiv statusinformation fjerner rykkerne. Komplet-tjek ved indgangen fjerner returløbene. Den kapacitet, det frigør, var der hele tiden — den gik til arbejde, I selv havde skabt.
Afvikl beholdningen struktureret
Skil den gamle bunke fra det daglige flow, og afvikl den som en tidsafgrænset indsats med egen bemanding — mens det daglige flow holdes i balance, så bunken aldrig opstår igen.
Gratis værktøjer til at komme i gang
Vil du vide, hvor jeres drift står?
Driftstjekket stiller 8 spørgsmål og giver en konkret, foreløbig diagnose med prioriteret første skridt. Gratis, uden tilmelding, 4 minutter.