Prozanta · skabelon

Strategireviewet

Den månedlige opfølgning på gennembrudsmålene, med samme disciplin som tavlemødet

Periode:

Mødedato:

Mødeleder:

Fraværende:

Sådan holdes mødet

Halvfems minutter, samme dag hver måned, hele direktionen. Mødet gennemgår kun gennembrudsmålene — alt andet hører til i driftens egen kadence. Rytmen er den samme som på tavlen: hvad var planen, hvad blev det, hvorfor er der forskel, hvem gør hvad inden hvornår. Der skal ikke laves slides til mødet. Er tallene ikke klar, holdes mødet alligevel, og at de ikke var klar er så det første punkt.

Rækkefølge

Status på hvert gennembrudsmål: plan mod faktisk. Fem minutter pr. mål, ikke mere.
Kun afvigelserne uddybes. Et mål i plan får ét minut og ingen diskussion.
Initiativer, der er forsinkede eller uden fremdrift: hvad blokerer, og hvem fjerner det.
Eskaleringer nedefra: svar i mødet, ikke i næste møde.
Det, vi sagde nej til siden sidst.
Handlinger: hvem gør hvad inden hvornår. Mødet slutter, når de er skrevet.

Pas på

Aflyses mødet to gange, har organisationen lært, at strategien er valgfri. Flyt det hellere end at aflyse det.
Bruges tiden på de mål, der går godt, er mødet blevet til afrapportering. Afvigelsen er dagsordenen.
Et mål, der har været gult i tre måneder, er ikke gult. Enten er planen forkert, eller også er der ingen, der arbejder på det.
Lukkes en handling uden at nogen har set effekten, er den ikke lukket. Se forankringsprotokollen på prozanta.dk/forankring.

Farverne

Grøn: på eller foran plan. Ingen handling, intet minut brugt.
Gul: bagud, men der findes en plan med ejer og frist, som lukker hullet.
Rød: bagud uden en plan, der holder. Rød er ikke en anklage, det er en anmodning om hjælp — og den skal besvares i mødet.

1 · Gennembrudsmålene — plan mod faktisk

Ét mål pr. linje. Er der mere end fem linjer, er det ikke gennembrudsmål, men en opgaveliste.

Gennembrudsmål	Plan i dag	Faktisk	G/G/R	Ejer	Hvis afvigelse: hvorfor

2 · Initiativer uden fremdrift

Kun dem, der er forsinkede eller står stille. Et initiativ i plan hører ikke til på dette ark.

Initiativ	Ejer	Frist	Hvad blokerer	Hvem fjerner det

3 · Eskaleringer nedefra

Det, tavlerne har sendt op, og som ikke kunne løses på niveauet under. Hver linje får et svar i mødet. En eskalering, der tages med hjem, lærer gulvet at holde op med at eskalere.

Fra	Sagen	Rejst den	Svar i dag	Ejer

4 · Det, vi sagde nej til siden sidst

Fokus er en beslutning, der skal genbekræftes hver måned. Er feltet tomt, er der ikke blevet prioriteret — der er blevet lagt til.

Idé eller anmodning	Fra hvem	Hvorfor nej eller ikke nu	Tages op igen

5 · Handlinger fra mødet

Mødet er først slut, når dette felt er udfyldt. Uden ejer og frist er det ikke en handling, men en bemærkning.

#	Handling	Ejer	Inden	Hvordan vi ser, at den virkede
1
2
3
4
5
6

6 · Mødets egen sundhed

Fire spørgsmål, der besvares på tredive sekunder til sidst. De afslører, om reviewet er ved at blive til rapportering, længe før nogen siger det højt.

Spørgsmål	Ja / nej	Hvis nej: hvad gør vi
Var alle til stede?
Var tallene klar, da mødet begyndte?
Blev alle eskaleringer besvaret i mødet?
Lukkede vi mødet med handlinger, der har ejer og frist?

Metode: opfølgningskadencen i Hoshin Kanri; jf. Yoji Akao, »Hoshin Kanri: Policy Deployment for Successful TQM«, Productivity Press (1991), og David Mann, »Creating a Lean Culture«, 2. udgave (2010), for disciplinen i selve mødet. Arket følger op på de mål, der sættes i prozanta.dk/templates/hoshin-kanri og forhandles i prozanta.dk/templates/catchball-aftale. Se kæden på prozanta.dk/strategi.

Prozanta Operations · prozanta.dk

Strategireviewet

Næste møde: