Prozanta · forankringsprotokollen, version 1.0
Forankringstjek
Fem tjek, 90 dage efter at ændringen blev lukket
Ændringen:
Lukket den:
Tjekket den:
Udført af:
Før I går
Tjekket tager halvanden time, heraf en time ude i driften. I er to, og mindst én af jer lavede ikke ændringen. Et tjek er bestået eller ikke bestået — der gives ikke point for delvist. Kan et tjek ikke besvares, tæller det som ikke bestået, og grunden skrives på.
1Er ændringen der stadig?
Kan I gå hen og pege på den?
Sådan gør I
Gå fysisk derhen, hvor ændringen blev lavet. Find standarden, tavlen, skemaet eller rutinen. Se på, hvornår der sidst blev skrevet i den, eller hvornår den sidst blev fulgt.
Bestået, når
Den findes på stedet, og den seneste brug ligger inden for det interval, den selv foreskriver. En daglig rutine, der sidst blev brugt for ni dage siden, er ikke bestået.
Hvad I så — konkret, ikke en vurdering
2Bruger andre end ophavsmanden den?
Kan to, der ikke var med, forklare rutinen ens?
Sådan gør I
Spørg to personer, der ikke deltog i forløbet, hvordan opgaven udføres. Lad dem forklare uden at slå op. Sammenlign de to svar med hinanden — ikke med standarden.
Bestået, når
Begge beskriver det samme, og beskrivelsen svarer til standarden. Er de to svar forskellige, er rutinen ikke fælles, uanset hvad der står på papiret.
Hvad I så — konkret, ikke en vurdering
3Er tallet fulgt med?
Har målingen bevæget sig — og er bevægelsen signal eller støj?
Sådan gør I
Tag det nøgletal, ændringen skulle flytte. Sammenlign de seneste 30 dage med 30 dage før ændringen. Bedøm forskellen mod processens egen spredning, ikke mod et gennemsnit: et skift tæller først, når det ligger uden for det, processen plejer at svinge.
Bestået, når
Et reelt signal i den rigtige retning. Eller: en stabil proces, hvor afvigelsen er holdt op med at optræde. "Det ser lidt bedre ud" er ikke bestået.
Hvad I så — konkret, ikke en vurdering
4Er problemet holdt op med at komme igen?
Hvor mange gange er det samme problem set siden?
Sådan gør I
Tæl, hvor mange gange det oprindelige problem er registreret i de 90 dage efter lukningen, og sammenlign med de 90 dage før. Tæl PROBLEMER, ikke registreringer: det samme problem beskrevet med fem forskellige formuleringer er ét tilbagefald.
Bestået, når
Færre end før, og ingen i de seneste 30 dage.
Hvad I så — konkret, ikke en vurdering
5Har den overlevet en forstyrrelse?
Er der sket noget, siden I lukkede — og holdt rutinen?
Sådan gør I
Find ud af, om der i de 90 dage har været en spidsbelastning, en ferieperiode, et sygefravær i en nøglerolle, en ny medarbejder eller en omlægning. Se så, om rutinen kørte igennem den periode.
Bestået, når
Der er sket mindst én forstyrrelse, og rutinen kørte igennem den. Er der ikke sket noget, er tjekket IKKE bestået — det er uafklaret, og det skal stå som uafklaret.
Hvad I så — konkret, ikke en vurdering
Udfald
Antal beståede tjek:af 5
- 5 af 5
- Forankret. Ændringen lever, den er fælles, tallet fulgte med, problemet er væk, og den har stået en forstyrrelse igennem. Det er det eneste udfald, der berettiger ordet.
- 3-4 af 5
- Skrøbelig. Noget holder, noget gør ikke. Udfaldet er kun brugbart, hvis I skriver ned, HVILKET tjek der faldt — hvert af de fem peger på sin egen årsag og sit eget næste skridt.
- 0-2 af 5
- Ikke forankret. Ændringen levede på opmærksomhed og forsvandt med den. Det er ikke en fiasko, det er en måling. Det, der er spildt, er ikke indsatsen — det er de måneder, hvor ingen vidste det.
Næste skridt — ét pr. tjek, der faldt, med ansvarlig og frist
Metode: Prozantas egen forankringsprotokol, offentlig, dateret og versioneret. Den svarer på ISO 9001:2015 pkt. 10.2.1, som kræver, at effekten af en korrigerende handling vurderes, men ikke siger hvordan.